ถ้าอยากอ่าน Part แรก คลิกตรงนี้ก่อนได้นะคะ
เอาละค่ะ มาต่อกันที่ Part 2 ✨
ก่อนจะเริ่ม phase หรือขั้นตอนต่อไปของโครงการ ขอทบทวนภาพรวมของ Project Management กันอีกครั้งแบบเร็ว ๆ พร้อมตัวอย่างของการสร้าง Product หรือระบบสักหนึ่งอย่าง
- Initiation = ตัดสินใจว่าจะสร้างทำไม และกรอบคืออะไร
- Planning = วางแผนละเอียดก่อนเริ่ม
- Execution = ลงมือสร้างจริง
- Monitoring = คุมไม่ให้หลุดแผน
- Closing = ส่งมอบและปิดงาน
ตอนนี้เราเล่าผ่านไปแล้ว 2 ขั้นตอน (Phase) คือ Initiation และ Planning ดังนั้นวันนี้จะเริ่มเข้า Phase ที่ PM/PO หลายคน “เหนื่อยที่สุด” อย่าง Execution กันค่ะ
แล้วใน Phase Execution จริง ๆ AI ช่วย PM/PO อะไรได้บ้าง?
หลายคนคิดว่า AI เอาไว้ “สรุปประชุม” อย่างเดียว แต่จริง ๆ แล้วช่วง Execution คือ Phase ที่ AI ช่วยได้หนักมาก เพราะเป็นช่วงที่
- งานวิ่งพร้อมกันหลายทีม
- Requirement เปลี่ยนตลอด
- Stakeholder ถามทุกวัน
- Developer ติด Blocker
- Timeline เริ่มขยับ
- PM เริ่มนอนไม่พอ 😂
ดังนั้น AI จะกลายเป็น “Second Brain” ของ PM/PO ได้เลย
1. ใช้ AI ช่วยแตก Requirement
ปัญหาคลาสสิกของ PM คือ Requirement ยังไม่ชัด แต่ทีม Dev อยากเริ่มทำแล้ว
สิ่งที่ AI ช่วยได้:
- ช่วยแตก User Story
- ช่วยเขียน Acceptance Criteria
- ช่วยหา Missing Case
- ช่วยตั้งคำถามที่ควรถาม Stakeholder
ตัวอย่าง Prompt:
“ช่วยแตก Requirement ของระบบจองห้องประชุมให้เป็น User Story พร้อม Acceptance Criteria และ Edge Cases” หรือ ลองใช้ Prompt ที่ละเอียดขึ้น เช่น
คุณเป็น Product Manager และ Business Analyst ช่วยวิเคราะห์ Requirement ของระบบจองห้องประชุม โดยจัดทำเป็น
- User Stories
- Acceptance Criteria
- Business Rules
- Edge Cases
- คำถามที่ควรถาม Stakeholder เพิ่มเติม
- ความเสี่ยง (Product / Technical / Operational)
- สิ่งที่อาจตกหล่นใน Requirement
ตอบในรูปแบบตารางที่สามารถนำไปใช้เขียน PRD หรือส่งต่อทีม Development ได้ทันที
สิ่งที่ได้กลับมาคือ PM จะเห็นภาพเร็วขึ้นมาก และลดโอกาส Requirement ตกหล่นได้
2. ใช้ AI ช่วยเขียนเอกสาร
PM หลายคนเสียเวลาไปกับการเขียน:
- PRD Production Requirement Document
- BRD Business Requirement Document
- SOP Statement of Purpose
- Test Case
- Release Note
- User Manual
AI ช่วย Draft แรกได้เร็วมาก ไม่ได้แปลว่าใช้แบบ Copy-Paste ทั้งหมดนะคะ แบบแค่ get idea ช่วยลดเวลา “เริ่มต้นจากหน้า A4 เปล่า ๆ” ได้เยอะมากจริง ๆ
ส่วนตัวใช้วิธี:
- โยน Context เข้า AI
- ให้ AI Draft Version แรก
- เอามา Refine ต่อเอง
เร็วกว่าเขียนใหม่ทั้งหมดหลายเท่า Claude Co-work คือคำตอบ (ตอนนี้) อันนี้เป็นความสามารถที่หลายคนมองข้ามแต่มีประโยชน์มาก
3. ใช้ AI เป็น Risk Checker
ก่อนเริ่ม Feature ใหม่ ลองถาม AI ว่า ถ้าจะปล่อย Feature นี้ มีความเสี่ยงอะไรบ้าง ทั้งด้าน Product, Technical และ Operation AI ช่วยเตือนสิ่งที่อาจมองข้าม เช่น
Scaling ระบบรองรับผู้ใช้เพิ่มขึ้นได้หรือไม่ เช่น จากวันละ 100 คน กลายเป็น 50,000 คนหลังยิงแคมเปญ
AI จะช่วยเตือนเรื่อง
- Database
- Server
- Performance
- Load
Security ข้อมูลปลอดภัยหรือไม่
เช่น
- User เห็นข้อมูลของคนอื่น
- สิทธิ์เข้าถึงผิด
- Password เก็บไม่ปลอดภัย
- Admin ลบข้อมูลผิด
User Adoption บาง Feature ทำเสร็จสมบูรณ์ แต่ไม่มีใครใช้
AI จะช่วยชวนคิดว่า
- ใช้งานยากหรือไม่
- Workflow เปลี่ยนมากเกินไปหรือเปล่า
- ผู้ใช้รู้ว่ามี Feature นี้หรือยัง
Edge Cases ชีวิตจริงไม่ใช่ Happy Path
AI สามารถช่วยคิดกรณีอย่าง
- จ่ายเงินซ้ำ
- เน็ตหลุด
- Logout ระหว่างทำรายการ
- เปิดหลายอุปกรณ์พร้อมกัน
ซึ่งมักเป็นปัญหาที่เกิดหลังขึ้น Production
Dependency หลายโครงการไม่ได้ช้าเพราะทีมตัวเอง
แต่อาจติด
- Frontend รอ Backend
- Backend รอ Infra
- QA รอ Environment
- Product รอ Legal
- Marketing รอวัน Launch
AI สามารถช่วยมอง Dependency ระหว่างทีมได้ดีมาก
Data Migration อีกเรื่องที่ PM ต้องคิดเสมอคือ
- ข้อมูลเดิมจะหายไหม
- Login เดิมยังใช้ได้หรือเปล่า
- Format ข้อมูลตรงกันไหม
- Backup ครบหรือยัง
หลายระบบไม่ได้ล่มเพราะ Feature แต่ล่มเพราะ Data Migration
AI ช่วยให้เรามี Checklist ที่ครบขึ้น และลดโอกาสผิดพลาดได้มาก
4. ใช้ AI ช่วยสื่อสารกับหลาย Stakeholder
PM คืออาชีพที่ต้อง “แปลภาษา” ทั้งวัน
- แปลภาษาธุรกิจให้ Dev
- แปลภาษา Tech ให้ Business
- แปลปัญหาให้ผู้บริหาร
- แปล Timeline ให้ลูกค้าเข้าใจ 😂
AI ช่วย Rewrite Communication ได้ดีมาก เช่น
- ทำให้สั้นลง
- ทำให้ Professional ขึ้น
- ทำให้ Friendly ขึ้น
- ทำ Executive Summary
- ทำ Version ภาษาอังกฤษ
โดยเฉพาะเวลาต้องส่งอีเมลยาก ๆ หรืออัปเดตงานที่มีความ Sensitive มาก ๆ AI ช่วยได้เยอะจริง
5. ใช้ AI ช่วย Follow-up งาน
อันนี้คือสิ่งที่ PM ทำทั้งวันแบบไม่มีใครพูดถึง 😂
AI สามารถช่วย:
- สรุปว่าใครติดอะไร
- ใครยังไม่ส่งอะไร
- Task ไหนเสี่ยง Delay
- งานไหนไม่มี Owner
บางคนต่อ AI เข้ากับ:
- Jira
- Notion
- Slack
- Linear
- ClickUp
แล้วให้ AI ช่วย Generate Daily Summary ได้เลย PM จะเริ่มหลุดจากการเป็น “Human Reminder” และกลับไปโฟกัสเรื่อง Strategy มากขึ้น
ทีนี้มาสรุปสิ่งที่ PM ใช้ AI มาช่วยในระหว่าง Execution phase ได้
สิ่งสำคัญที่สุด:AI ไม่ได้แทน PM แต่ช่วยให้ PM เก่งขึ้น
หลายคนถามว่า AI จะมาแทน Project Manager หรือไม่
หลังจากใช้งานจริง สิ่งที่เรารู้สึกคือ
AI ยังแทนไม่ได้ในเรื่อง
- การตัดสินใจ
- การบริหารคน
- การเจรจา
- การจัดลำดับความสำคัญ
- การอ่านสถานการณ์
- การจัดการ Politics ในองค์กร 😂
แต่สิ่งที่ AI ทำได้ดีมากคือ
- สรุปข้อมูล
- ช่วยคิด
- ช่วยตรวจ
- ช่วยเตือน
- เร่งสปีดการทำงาน
- ลดงานซ้ำ ๆ
ดังนั้น คนที่ได้เปรียบในอนาคต อาจไม่ใช่คนที่ทำทุกอย่างเองเก่งที่สุด แต่เป็นคนที่รู้ว่า “ควรใช้ AI ตอนไหน และใช้อย่างไร”
ตัวอย่าง tools ที่แนะนำ จาก PMI
AI Tools ที่เราใช้จริง
นอกจากแนวคิดข้างต้น ยังมี AI Tools ที่เราใช้งานแทบทุกวัน และรู้สึกว่าช่วยประหยัดเวลามาก
PlaudAI
เป็นเครื่องมือที่ใช้ทั้งอัดประชุมและอัดโทรศัพท์
สิ่งที่ชอบคือ
- อัดได้ทั้ง On-call และประชุมปกติ
- สรุปประเด็นได้ดี
- ดึง Action Items ได้ค่อนข้างแม่น
- ใช้งานง่าย
ข้อเสียคือราคา (แพง) ทั้งค่าอุปกรณ์และค่าบริการรายเดือน แต่สำหรับเรา ถือว่าคุ้ม เพราะช่วยรอดจากวันที่ประชุมติดกันทั้งวันได้จริง ๆ 😂
Granola
อีกตัวที่อยากแนะนำคือ Granola
ข้อดี
- ใช้งานฟรี
- สรุปประชุมได้ดี
- Interface ใช้งานง่าย
ข้อจำกัดคือยังไม่รองรับ Phone Call โดยตรง จึงเหมาะกับการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์มากกว่า
มาถึงตรงนี้ Execution ถือเป็น Phase ที่ AI เข้ามาช่วย PM/PO ได้ชัดที่สุด เพราะเป็นช่วงที่ข้อมูลเยอะ งานวิ่งเร็ว และต้องตัดสินใจตลอดเวลา หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้เห็นภาพว่า AI ไม่ได้มีไว้แค่ถามคำถามหรือสรุปประชุม แต่สามารถเป็นผู้ช่วยในการวิเคราะห์ วางแผน และติดตามงานได้ตลอดทั้งโครงการ
Part หน้ายังเหลืออีก 2 Phase คือ Monitoring และ Closing ซึ่งจะมาเล่าต่อว่า AI ช่วยงานในแต่ละช่วงได้อย่างไร พร้อมตัวอย่าง Prompt ที่นำไปใช้ได้จริงค่ะ 😊
ถ้าสนใจ ช่วยกันแชร์บทความนี้ได้ ไม่ว่าจะเป็นใน Facebook หรือ X เดี๋ยวมาเล่าต่อในส่วนที่เหลือว่า AI เข้าไปช่วยลึกได้แค่ไหน ✨ รวมไปถึงแจก prompt ด้วยในบทถัด ๆ ไปนะคะ
อีกช่องทางสามารถติดตามได้ที่ Data TH รวมถึงถ้าอยากติดตามบทความดี ๆ ด้าน Data กัน สามารถติดตาม DataTH ได้บนช่องทางต่าง ๆ ทั้ง Website, Facebook, และ Youtube
